Time managementul avocaturii

Avocatura a devenit o profesie ce necesită implicarea unui volum mare de energie şi timp, pentru că agenda avocaţilor este de multe ori supraîncărcată zilnic. Este nevoie deci de soluţii pentru gestionarea cât mai eficientă a resurselor, pentru optimizarea rezultatelor, creşterea productivităţii şi reducerea stresului.

Dezvoltarea şi menţinerea unor abilităţi de management al timpului este o activitate în sine, de zi cu zi, ce necesită la rândul său alocare de timp.

Este evident că între sarcinile din agendă (procesele pe rol din ziua respectivă, întâlnirile cu clienţii, redactări ale cererilor, acţiunilor în curs, discuţiile cu colegii de birou, studiu, cititul şi răspunsul la e-mailuri) există activităţi ce pot fi prioritizate şi timpul alocat este determinabil.

Astfel, putem prevede timpul alocat pentru o discuţie cu un client, timpul necesar studierii unui dosar, timpul pentru redactarea unei acţiuni.

Însă trebuie avute în vedere şi situaţiile în care nu avem un control direct sau o posibilitate de evaluare asupra desfăşurării în timp a unei anumite activităţi.

Între acestea se regăseşte timpul necesar epuizării unui termen de judecată într-un anumit dosar. Şi aici identificăm, cu titlu de exempli gratia, următoarele posibile cauze :

• lipsa unor locaţii corespunzătoare desfăşurării şedinţelor de judecată ;
• supraîncărcarea instanţelor de judecată cu cauze pe rol ;
• organizarea deficitară a instanţelor în ce priveşte programarea completelor de judecată pe ore (există instanţe cu complete de la aceeaşi secţie sau de la secţii diferite programate la aceeaşi oră sau la intervale mici de timp) ;
• lipsa unei practici unitare la nivelul fiecărei instanţe cu privire la gestionarea strigării cauzelor de pe lista şedinţă ;
• carenţa în comunicare între magistraţi şi avocaţi (lipsa de solicitudine din partea anumitor magistraţi) ;
• lipsa de comunicare şi de loialitate profesională între avocaţi.

Mijloacele de remediere a problemelor arătate mai sus sunt de la sine înţelese, însă greu de crezut a se realiza în lipsa gestionării corespunzătoare a timpului.

Consecinţele acestor situaţii sunt devastatoare pentru programul din ziua respectivă. O întârziere de o oră necesită regândirea şi reorganizarea întregii agende, fie personale, fie a colegilor, pentru acea zi, deoarece poate avea ca şi consecinţe :

• fie reprogramarea sarcinilor stabilite (activitate care la rândul său necesită timp: anunţarea colegilor despre întârziere, telefoane către clienţi etc), cu consecinţa întârzierii peste program (ceea ce înseamnă, evident, mai puţin timp petrecut cu familia, prietenii sau pentru activităţi recreative) ;
• fie programarea într-o altă zi, cu consecinţa modificării agendei din ziua respectivă ;
• fie delegarea unor sarcini către colegi, ceea ce afectează însă propria lor agendă.

Două concluzii se desprind din cele de mai sus: trebuie gestionate cât mai eficient sarcinile cu timp determinabil și trebuie alocat în agendă timp pentru situaţii neprevăzute. Aceasta înseamnă că nu trebuie să ne supraîncărcăm programul, creând spaţiu pentru eventualele probleme de ultim moment.

Sunt câteva soluţii pentru eficientizarea managementului timpului, plecând de la premisa că o primă cale este aceea de a ne face timp pentru pregăti şi analiza planul de management al timpului.

Stabiliţi obiective SMART

Specifice (Specific). Un obiectiv specific este foarte clar exprimat şi diferă în primul rând de unul general. El vizează rezultate concrete, iar nu rezultate generale Măsurabile (Measurable) – cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului ca a fost atins ori nu sau în ce masură a fost atins de Atins, realizabile (Attainable) - prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins în condiţiile date Relevante/profitabile (Relevant/Rewarding) - realizarea unui obiectiv trebuie să contribuie în mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general, el trebuie să vizeze un anumit impact în Timp/oportune (Time-bound/Timely) – obiectivul trebuie să se încadreze într-o perioadă determinată de timp şi să fie oportun.

Identificaţi priorităţile. Nu toate sarcinile sunt urgente şi prioritare, fiind nevoie de filtrare. Aceasta implică însă aptitudinea de a refuza : de a refuza un client (de exemplu : „Vă pot resuna peste două ore”, sau „Putem stabili întâlnirea pentru săptămâna viitoare”), de a refuza un coleg („Putem amâna această discuţie până după-amiază”, sau „Poţi să te ocupi singur de această problemă”), de a refuza o anumită sarcină („Poţi trimite pe colegul X să se ocupe de aceasta”, sau „Putem face asta mâine”), de a refuza un anumit obicei (citirea e-mail-urilor neimportante sau care nu au legătură cu biroul, discuţiile de dimineaţă cu un coleg). Beneficiul acestui refuz îl constituie crearea unui spaţiu în agendă pentru problemele şi sarcinile prioritare şi urgente.

A nu refuza înseamnă: întreruperi în activitate, fragmentarea concentrării, încărcarea cu informaţie suplimentară.

Creaţi şi folosiţi liste cu sarcini (liste to do) – esenţiale pentru o folosire eficientă a timpului, creând o imagine de ansamblu şi de detaliu a programului pentru întreaga zi sau săptămână. Nu toate sarcinile şi problemele trebuie notate în agendă ; aceasta nu face decât să creeze, uneori, o impresie de supraîncărcare ; problemele minore şi care se realizează în perioade scurte (ca de exemplu : efectuarea unei convorbiri telefonice, activităţile curente de birou ca achiziţionarea de consumabile, corespondenţa etc), pot fi notate pe bilete separate care, o dată cu atingerea obiectivului, pot fi eliminate.

Delegaţi. Aceasta presupune în primul rând deprinderea abilităţilor de delegare şi alegerea şi pregătirea persoanelor delegate. La rândul său, delegarea presupune : analiza problemei pentru identificarea răspunderilor şi riscurilor ce decurg din proiect şi, evident, a persoanei apte a îndeplini obiectivul ; alegerea sarcinilor ce pot fi delegate ; comunicarea clară a obiectivelor şi a termenelor de finalizare ; crearea unei agende separate pentru evidenţa sarcinilor, persoanelor şi termenelor delegate.

Evitaţi procrastinarea („las pe mâine ce pot face azi”). Amânarea realizării obiectivelor poate apărea fie când agenda este supraîncărcată iar sarcinile par că ne copleşesc, fie când complexitatea proiectului poate părea că depăşeşte posibilităţile şi experienţă personală, ceea ce creează teama de eşec sau teama de a lua decizia nepotrivită sau inoportună. Soluţia cea mai simplă este înfrângerea temerilor şi trecerea la acţiune. Vizualizarea rezultatului este eficientă.

Evitaţi multitasking-ul. Deşi ne putem concentra asupra mai multor probleme, abordând pe rând câte o sarcină, comutarea atenţiei pe fiecare dintre acestea, mai ales când este vorba despre proiecte complexe, duce la ineficienţă.

Organizaţi eficient biroul : de la organizarea şi catalogarea dosarelor, până la modul de organizare a agendei, a e-mailurilor.

Pentru atingerea scopurilor arătate prin mijloacele propuse mai sus, trebuie însă să reevaluăm mentalităţile care au creat comportamentul actual; trebuie să recunoaştem că ne simţim mulţumiţi atunci când putem răspunde rapid cererilor, fie că vin din partea clienţilor, fie din partea colegilor sau celorlalte persoane implicate în sistem, însă trebuie să devenim mai fermi în privinţa selectării palierelor de activitate care necesită exclusiv participarea şi atenţia noastră.

Pentru aceasta, trebuie să reevaluăm procedurile de lucru înăuntrul echipei ; o singură persoană, fie şi avocatul coordonator, nu poate face totul de unul singur, astfel că trebuie să existe susţinere reciprocă pentru eficientizarea maximă a activităţii.

Procrastinarea

Procrastinarea este un comportament caracterizat prin amânarea acţiunilor sau a sarcinilor pentru mai târziu. Aceasta este o problemă care tinde să devină frecventă în stadiul actual de dezvoltare al profesiei de avocat. De câte ori nu vi s-a întâmplat ca în momentul în care vă simţiţi copleşit de evenimentele asupra cărora trebuie să acţionaţi zilnic, să alegeţi să amânaţi anumite acţiuni, trimiterea unui e-mail, returnarea unui apel telefonic, redactarea unui act, pentru perioade lungi de timp.

Psihologic vorbind, procrastinarea este un fenomen apărut pentru a combate anxietatea asociată cu începerea sau finalizarea unei sarcini sau a unei decizii. Este un mecanism apărut ca urmare a temerilor excesive cauzate de anumite activităţi, de volumul prea mare al acestora, sau de teama de eşec.

Pentru un avocat, procrastinarea conduce invariabil la creşterea stresului, la apariţia sentimentelor de vinovăţie, la scăderea productivităţii muncii, la crearea unei crize şi în final la dezaprobarea din partea altora, inclusiv a clienţilor, pentru neîndeplinirea unor responsabilităţi sau a unor angajamente. În timp ce este normal ca oamenii să procrastineze la un anumit grad, aceasta devine o problemă atunci când împiedică funcţionarea normală.

Dacă procrastinarea este o problemă pentru dumneavoastră, este necesar să învăţaţi modalităţi de a o înlătura, deoarece, aşa cum spunea Edward Young: „Procrastinarea este hoţul timpului”. Cunoaşterea motivelor pentru care amânaţi o anumită activitate va avea ca efect rezolvarea respectivei probleme sau vă poate schimba comportamentul în sensul realizării cărei probleme trebuie să-i acordaţi cea mai mare importanţă.

Motivele pentru care apare procrastinarea sunt nenumărate însă cele mai des invocate sunt:

1. Task-uri plictisitoare – în cursul desfăşurării activităţii apar şi sarcini plictisitoare, care nu vă provoacă plăcere să le îndepliniţi (de exemplu sortatul unui munte de hârtii).
2. Lipsa de organizare – atunci când nu sunteţi organizat, ziua de lucru arată în felul următor: ajungeţi la birou, vă aşezaţi pe scaun (nu ştiţi cu ce să începeţi). Aprindeţi calculatorul, intraţi în mail: 10 – 20 de mail-uri (de pe o zi pe alta) -> nu ştiţi cu care sa începeţi. Ajungeţi să începeţi să rezolvaţi o problemă, vine un coleg cu altă problemă -> nu ştiţi ce problemă să rezolvaţi mai întâi, şi povestea poate continua.
3. Lipsa de încredere în forţele proprii – chiar şi când sunteţi foarte bine organizat, puteţi avea teamă de eşec. Aceasta apare deoarece vă subestimaţi calităţile şi uneori aveţi impresia că sarcina care trebuie îndeplinită este prea complicată.
4. Alegerea deciziilor – poate cea mai importantă cauză care duce la procrastinare este lipsa abilităţii de a lua decizii – de a alege cea mai bună variantă de a soluţiona o problemă.

Printre alte cauze care pot duce la procrastinarea intensă se numără: faptul că încercaţi să faceţi prea multe; neaprecierea corectă a timpul necesar pentru realizarea sarcinii; faptul că nu sunteţi convins de beneficiile realizării sarcinii; în realitate nu sunteţi devotat sarcinii, etc.

Cum învingem procastrinarea? Cele mai bune metode pentru a învinge procrastinarea sunt:

1. Nu încercaţi să faceţi totul odată. Probabil că de multe ori vi s-a întâmplat să amânaţi începerea unei activităţi deoarece consideraţi că nu aveţi suficient timp pentru a o duce la bun sfârşit. Această concepţie este greşită deoarece, dacă ar fi să vă ghidaţi permanent după ea, nu aţi mai realiza nimic important, dat fiind faptul că niciodată nu ni se întâmplă să primim cadou mari perioade de timp liber. Încercaţi deci să finalizaţi proiectul prin lucrul efectiv la acesta în perioade mici de timp, câte 15-20 de minute pe rând. Învăţaţi să apreciaţi valoarea cumulată a acestor perioade mici (de ex. câte 15 minute în fiecare zi lucrătoare înseamnă aproape 55 de ore anual).

2. Începeţi lucrul cu orice parte a proiectului. Nu este imperios necesar să începeţi mereu cu începutul. Majoritatea proiectelor de lucru au multe elemente de care vă puteţi apuca la început. Multe amânări sunt justificate de faptul că nu ştim de unde să începem, uitând astfel că a începe de oriunde este mai bine decât a nu începe deloc. Aşa că de acum înainte, atunci când aţi procrastinat un proiect important, faceţi primul pas prin a începe de oriunde aveţi ocazia.

3. Nu începeţi perfect. De multe ori standardele vă sunt prea ridicate şi astfel perfecţionismul vă ţine în loc. Fiecare are credinţa înrădăcinată că tot ceea ce face trebuie să fie absolut uimitor. Totuşi, nu ar trebui să vă gândiţi la asta la începutul proiectului. Dacă o să începeţi mai devreme, veţi avea destul timp pentru a corecta sau rescrie ceea ce nu vă mulţumeşte. Una din tehnicile de a trece peste zidul perfecţionismului este aceea de a începe cu o eroare evidentă, pe care va trebui în mod sigur să o corectaţi ulterior.

4. Nu lucraţi mai mult de 15 minute în continuu. Probabil că vă veţi decide cu greu să adoptaţi această metodă deoarece probabil majoritatea dintre dvs. consideră că nu aveţi cum să lucraţi eficient dacă o faceţi doar pentru o perioadă scurtă de timp. Adevărul este că din punct de vedere psihologic, creierul poate fi centrat pe o anumită activitate intelectuală nu mai mult de 20 de minute(12-20 de minute în funcţie de persoană) în condiţii de eficienţă maximă. După această perioadă încep să apară momente involuntare de distragere a atenţiei, în alte cuvinte, începem să ne gândim la altceva. Vestea bună pentru clienţi este că nu este nevoie decât de pauze foarte scurte. Aşadar, atunci când începeţi să lucraţi, concentraţi-vă puternic asupra problemei pentru 15 minute, iar apoi decideţi imediat dacă vreţi să luaţi o pauză scurtă, de 2-3 minute, în care puteţi merge să beţi un pahar de apă sau puteţi verifica ultimele ştiri, sau doriţi să mai lucraţi în continuare încă 15 minute. Beneficiul acestei metode este că vă puteţi antrena intelectul să fie mai cooperant în realizarea activităţii prin convingerea că o bine-meritată pauză nu este niciodată la mai mult de 15 minute depărtare.

 5. Începeţi ceva chiar dacă nu aveţi chef. Pentru a începe ceva, inspiraţia nu este o condiţie necesară, altfel, s-ar putea să o aşteptaţi un timp îndelungat şi aceasta să nu mai vină. Este mult mai eficient să vă antrenaţi să începeţi lucrul decât să aşteptaţi o avalanşă de idei. Trebuie să aveţi mereu în minte un citat de Sigmund Freud: „Atunci când inspiraţia nu vine la mine, încerc să o întâmpin la jumătatea drumului”.

6. Realizaţi că task-urile neplăcute nu vor deveni mai interesante cu timpul. De fapt, acestea devin şi mai neplăcute cu cât le amânăm mai mult. În plus, grija că nu lucraţi la un proiect vă va consuma cel puţin la fel de multă energie ca începerea efectivă a sarcinii. Putem compara acest lucru cu înotatul în mare: unele persoane preferă să alerge spre apă şi să rezolve astfel temerea că apa este prea rece în câteva secunde; alţii preferă să lungească agonia păşind puţin câte puţin şi tremurând pe parcurs. Revenind la problemele avocaţilor, acest exemplu poate fi adaptat la situaţia noastră prin sfatul că este mai uşor să trageţi aer în piept, să începeţi lucrul, şi să terminaţi cu sarcinile neplăcute cât mai repede posibil.

7. Programaţi o zi de recuperare. În fiecare lună, programaţi o anume zi, pe care să încercaţi să o respectaţi de fiecare dată, în care să rezolvaţi task-urile mici şi neplăcute care sunt atât de uşor de ignorat, şi pe care le amânaţi periodic. Aşa veţi reuşi să le îndepliniţi şi să vă eliberaţi programul într-un mod eficient. În plus, senzaţia de descărcare pe care o aveţi după ce veţi şti că aţi rezolvat atâtea lucruri pe care le amânaţi de mult, şi care începuseră să devină iritante, va fi extraordinară.

8. Respectaţi-vă timpul liber. Faptul de a dispune de o perioadă importantă de timp pentru odihnă, relaxare, şi simplă distracţie, este una dintre cele mai bune metode de a învinge procrastinarea. Desigur, mulţi dintre noi adoptă concepţia că va exista timp pentru acestea după următorul proiect, şi apoi după următorul, apoi după următorul şi tot aşa...în concret timpul liber necesar se poate să nu apară niciodată astfel. Aşezarea muncii înaintea activităţilor recreaţionale este bine aplicată pentru perioade de câteva zile sau o săptămână, şi nicidecum pentru luni sau ani. Forţarea permanentă de a lucra indiferent de condiţii duce la epuizare, stres, ineficienţă şi depresie. Însă, dacă veţi şti că aveţi doar o perioadă limitată de timp pentru a lucra şi că la un moment dat cunoscut vă aşteaptă o bine-meritată relaxare, vă va ajuta să fiţi mult mai eficient pe termen lung şi să vă creşteţi în final standardele de realizare a proiectelor datorită permanentei îmbunătăţiri a rezultatelor.

Ca şi concluzie, având în vedere toate cele expuse anterior, vă îndemn pe fiecare să descoperiţi cauzele personale pentru care amânaţi anumite activităţi şi să stabiliţi dacă aveţi o problemă permanentă cu procrastinarea. Care sunt motivele pentru care “pierdeţi timp”? Scrieţi totul pe hârtie! Găsiţi cauzele care vă provoacă procrastinarea şi faceţi o listă cu ele.